Synchroniser ma classe avec Onde

Attention, ce manuel ne concerne que les projets synchronisés avec Onde.

Ce manuel vous explique la procédure de récupération des données lorsqu’une synchronisation avec Onde a été faite sur Beneylu School.

Au programme :

1. L’ajout automatique des élèves
2. Les définitions clés
3. Activation de votre compte
4. Choix de la classe
5. La récupération de vos anciennes données
6. Que faire si les données de ma classe ne sont pas à jour ?

Attention… ça démarre !

2. Les définitions clés

Pour bien comprendre ce qu’il va se passer, voici 2 définitions importantes.

Données personnelles : Toute donnée liée à l’utilisateur, par exemple :

• Identifiant et mot de passe
• Les messages de la messagerie
• Les documents de la médiathèque personnelle
• Le profil

Données d’espace de travail : Toute donnée associée à l’espace de travail (classe, école). Par exemple :

• Documents de la médiathèque de l’espace de travail
• Articles de blog
• Evènements du calendrier

Continuons.

3. Activation du compte

Les informations créées par la synchronisation avec Onde sont parfaitement fiables et pérennes d’une année à l’autre, cette procédure n’est donc à opérer qu’une seule fois. Ouf ! Une page de l’ENT est accessible sans authentification : https://beneylu.com/ent/activation-de-compte

Vous y trouvez :

• Un formulaire vous invitant à entrer votre email académique
• Les explications sur la procédure de rapprochement

La page d’activation de votre compte permet de recevoir vos identifiants de connexion

Saisissez votre email académique personnel. Par exemple : jean.dupont@ac-ent.fr

Attention, les alias de messagerie (jdupont@ac-ent.fr) et les emails d’établissement (ce.123456X@ac-ent.fr) ne sont pas reconnus.

Pour recevoir les informations de connexion :

• veillez à ce que votre boîte mail ne soit pas pleine
• vérifiez les spams si vous ne trouvez pas le mail d’informations.

Si vous avez besoin d’aide, écrivez-nous à support@beneylu.com, nous sommes là pour vous aider 🙂

Un email vous attend dans votre boîte.

L’identifiant et le mot de passe envoyés permettent la connexion sur le nouveau compte Beneylu School synchronisé avec Onde.

Si vous êtes titulaire remplaçant, Beneylu School ne dispose pas de votre compte. Veuillez prendre contact avec support@beneylu.com en indiquant :

• Votre nom
• Votre prénom
• Votre email professionnel
• Votre école et classe de rattachement

Nous serons là pour vous accompagner. Et en plus on est sympa 😉

4. Choix de la classe dans l’école

Les élèves sont saisis dans Onde par votre direction à la date imposée par le constat de rentrée. Cela peut aller de septembre à mi octobre selon les académies. Quand les élèves sont saisis et que Beneylu School a reçu et importé les fichiers, vos classes apparaissent ! Les anciennes classes ont elles été archivées pour que vous ayez toujours des données à jour.

À votre première connexion, vous devez choisir votre classe parmi les classes de l’école qui viennent d’être ajoutées.

Pour faciliter la récupération de cette classe, nous indiquons son nom ainsi que les premiers élèves qui y sont affectés.

C’est ma classe !

5. La récupération des anciennes données

Pour sécuriser la transaction, il faut associer nouveau compte et ancien compte.

Association des comptes

Munissez-vous de l’ancien identifiant et de l’ancien mot de passe.

Les classes ayant d’anciennes données (utilisant l’ENT avant la synchronisation avec Onde) doivent valider l’écran de confirmation d’une demande de récupération.

Attention : Le retour en arrière est impossible après la validation.

Une fois la demande de récupération confirmée, saisissez l’identifiant et le mot de passe de l’ancien compte que vous utilisiez.

Si vous avez oublié les identifiants et mots de passe, cliquez sur le lien « Je ne connais pas mes anciennes informations » pour les récupérer.

Nous parlons désormais :

• D’ancien compte : compte utilisé en année n-1, celui dont on vient de faire la saisie de l’identifiant et du mot de passe
• De nouveau compte : celui créé automatiquement depuis la synchronisation Onde, qui est à terme celui utilisé

L’espace école

Si votre ancien compte est :

• Référent ENT ou directeur dans au moins une école
• Directeur dans Onde

Vous pouvez choisir cette ancienne école :

Vous souhaitez récupérer les données de certaines applications ? C’est possible ! Il suffit de les sélectionner :

Le rapprochement ne peut être fait qu’une seule fois. S’il y a plusieurs référents ENT ou directeurs sur la même école, c’est le premier rapprochement qui l’emporte.

L’espace classe

Si votre ancien compte est enseignant dans au moins une classe, il faut choisir cette classe :

Un écran vous propose de récupérer vos données personnelles.

Les anciens élèves

Le dernier écran du parcours propose la récupération des anciens élèves, afin qu’ils conservent leurs données personnelles.

Cet écran, composé de 3 colonnes (celle de gauche est fixe) permet d’associer les anciens élèves aux nouveaux (créés automatiquement).

Les affectations faites par la machine peuvent être complétées manuellement si cela n’a pu être fait automatiquement.

Que se passe-t-il pour les élèves non associés ?

Les élèves non associés n’auront aucune donnée personnelle, il faut leur générer un identifiant et un mot de passe. À la validation de cet écran final, les traitements sont lancés. C’est parti !

Vous êtes redirigé vers votre nouvelle classe, les données conservées et les associations d’élèves y sont versées progressivement dans un délai de moins de 10 minutes (c’est le moment de boire un petit café).

L’association des parents se fait à leur connexion. On leur demande de confirmer leur identité. L’association ancien compte / nouveau compte se fait alors au clic sur le bon intitulé. Facile !

6. Que faire si les données de ma classe ne sont pas à jour ?

Première étape : vérifiez que votre direction a bien mis à jour Onde. Si Onde est à jour, il faut attendre 3 à 4 jours pour constater l’arrivée définitive de votre nouvel élève dans la classe.

Les élèves

Sont exportés tous les élèves du 1er degré vérifiant les conditions suivantes :

• INE renseigné
• répartis dans une classe
• admis définitivement dans l’établissement
• rattachés à un représentant légal ou un organisme ayant l’autorité parentale

Les responsables

Sont exportés tous les responsables légaux des élèves répondant aux critères ci dessus ayant autorité parentale. Ces responsables pouvant être des personnes physiques ou morales.

Attention :

• Si l’admission de l’élève est bloquée dans Onde (voir → Le manuel).
• En cas de radiation d’un élève (changement d’école par exemple) ou de création d’un nouvel élève (pour les PS ou les CP), le temps de traitement est plus long. Ce serait lié à une admission définitive dans Onde, me souffle-t-on dans l’oreillette.

Si 10 jours après la mise à jour dans Onde, les modifications ne sont pas répercutées dans Beneylu School, écrivez-nous à support@beneylu.com. Nous viendrons à la rescousse !

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