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Les manuels d'utilisation > Messages flash

Messages flash

Les messages flash servent à envoyer les infos en urgence à toute l’école. Les parents sont informés par email ou par message dans Beneylu School. Votre école communique.

Les parents sont informés en direct

Au programme :

  1. Choisir le type de message
  2. Sélectionner les destinataires
  3. Éditer les contacts
  4. Programmer l’envoi d’un message flash

Envoyons un message.

 

1. Choisir le type de message

Commençons par faire le tour de l’application. Les messages flash vous permettent d’envoyer des emails ou des messages Beneylu School à toute l’école d’un coup.

 

Lorsque vous ouvrez l’application, la liste de tous les messages flash apparaît. Vous pouvez les trier par type de messages : email ou message Beneylu School.

Vous pouvez également les trier par statut :

  • Brouillon (en gris)
  • Programmé (en violet)
  • Envoyé (en vert).

Les messages en court d’envoi peuvent apparaître de manière temporaire en orange dans la liste des messages.

Vous retrouvez tous les messages créés, programmés ou envoyés.

Éditez vos brouillons et vos messages programmés à tout moment. Il vous suffit de cliquer sur le message dans la liste puis sur le bouton « Éditer le message ».

 

Vous pouvez également le copier ou le supprimer. Attention, la suppression est définitive ! Une fenêtre s’affiche pour confirmer la suppression d’un message flash.

 

Écrivons maintenant votre premier message. Cliquez sur le bouton Écrire en haut à gauche et choisissez votre média : email ou message Beneylu School.

 

A. Écrire un email

Cliquez sur « Écrire » puis sélectionnez « Écrire un email » dans la liste déroulante. Entrez le nom du message, le titre de l’email et rédigez votre message.

Envoyez un email aux parents grâce aux messages flash

Vous pouvez joindre des documents en cliquant sur le bouton en bas à droite. Cela ouvre la médiathèque.

 

Sélectionnez le document à envoyer avec l’email puis cliquez sur le bouton vert « Joindre un document » en haut à droite.

 

Sélectionnez les documents à joindre dans votre message depuis la médiathèque

Ajoutez vos documents dans la médiathèque de l’école puis joignez-les à vos messages.

Astuce : ajoutez vos documents dans la médiathèque de l’école ! La capacité de stockage est de 5 Go. → En savoir + sur la médiathèque

 

Votre email est prêt !

 

B. Écrire un message Beneylu School

Cliquez sur « Écrire un message » dans la liste déroulante. En choisissant cette option, les parents recevront l’information dans leur messagerie Beneylu School.

 

La page se présente de la même manière que pour les emails. Il vous suffit :

  • de nommer le message
  • d’ajouter l’objet
  • de rédiger le contenu
  • de joindre des documents

Pratique !

La fenêtre est quasiment la même que pour écrire un email

Vos messages sont prêts. Ajoutons maintenant les destinataires.

 

2. Sélectionner des destinataires

Pour sélectionner les destinataires de votre message flash, cliquez sur le bouton Annuaire. L’application s’ouvre et vous pouvez sélectionner les contacts dans votre classe ou votre école.

 

Vous pouvez également créer des listes de diffusion (fonctionnalité disponible pour un abonnement école uniquement).

 

A. Sélectionner un espace de travail

Cliquez sur le bouton Annuaire (1) pour ajouter des destinataires et envoyer votre message flash. Sélectionnez l’espace de travail (2) : l’école ou une classe. L’espace sélectionné est bleuté.

 

Sélectionnez les enseignants, les parents, les référents ENT et/ou les auxiliaires à contacter (3). Vérifiez votre sélection avec le panneau de droite.

 

Lorsque tous les destinataires sont ajoutés, cliquez sur « Sélectionner » (4).

Sélectionnez l'espace de travail à gauche, les destinataires puis appuyer sur "Sélectionner"

Les destinataires sélectionnés apparaissent à la fin du message.

 

B. Créer des listes de diffusion

Cette fonctionnalité est disponible pour l’espace école Beneylu School. → En savoir + sur l’espace école

 

Dans l’annuaire des messages flash, cliquez sur « Mes listes de diffusion » (1) puis sur « Ajouter une liste » (2).

Vous choisissez de créer une liste de personnes. Cela vous permet de sélectionner :

  • les personnes (directeurs, enseignants, parents)
  • les structures (classes, groupes interclasses, salle des maîtres)

qui recevront votre message.

Astuce : vous pouvez créer une liste de diffusion avec tous les parents de toute l’école en sélectionnant les parents (étape 2) puis en cliquant sur « Tout sélectionner » (à côté du 3 sur la capture d’écran).

 

Pensez à enregistrer votre liste pour qu’elle apparaisse dans l’annuaire. Éditez vos listes à tout moment en cliquant sur « Voir la fiche ».

Note : Vous pouvez créer et éditer toutes vos listes de diffusion depuis l’application Annuaire.

 

Cochez la liste de diffusion choisie puis cliquez sur « Sélectionner » pour envoyer votre message flash.

 

3. Éditer les contacts

Lorsque vous avez sélectionné les destinataires, vous pouvez éditer les informations des contacts. Pour ce faire, il y a deux possibilités :

  • cliquez sur le crayon à côté de chaque nom pour éditer les contacts un par un
  • cliquez sur le crayon à côté des « destinataires valides » pour éditer tous les contacts d’un coup.

Les destinataires non valides apparaissent en rouge. Vous pouvez ainsi ajouter les informations nécessaires pour les joindre facilement.

Les destinataires non valides apparaissent en rouge

Note pour l’abonnement école : Le référent ENT de l’école ne peut pas modifier l’ensemble des contacts de l’école. Seuls les enseignants peuvent modifier les informations des parents de leur classe.

 

A. Éditer un seul contact

Pour éditer un contact, il vous suffit de cliquer sur le petit crayon à côté du nom (1). Modifiez les informations (2) que vous souhaitez :

  • le prénom
  • le nom
  • l’adresse email
  • le numéro de téléphone mobile

pour joindre les familles si besoin.

Modifiez les informations d'un seul contact

Puis enregistrez les informations (3).

 

B. Éditer une liste de contacts

Pour éditer tous les contacts sélectionnés, cliquez sur le nombre destinataires (en bleu) :

Cliquez sur le nombre de destinataires ajoutés pour ouvrir la fenêtre d'édition des contacts

Vous pouvez ainsi modifier les informations des destinataires d’un seul coup :

  • prénom
  • nom
  • adresse email
  • numéro de téléphone

Pensez à enregistrer vos modifications.

Ajoutez l'adresse mail et le numéro de tous les parents pour les contacter en cas d'urgence

Les destinataires sont à jour. C’est le moment d’envoyer ou de programmer votre message.

 

4. Programmer l’envoi d’un message flash

Choisissez le type de message que vous souhaitez envoyer puis écrivez le nom du message, son objet et rédigez le contenu. Ajoutez les documents si besoin et sélectionnez les destinataires.

 

Dans le volet de gauche, sélectionnez une date puis une heure d’envoi :

Une fois la date choisie, cliquez sur le bouton « Programmer le message flash ».

 

Dans votre liste de message, il apparaît en violet avec le statut « Message programmé ». Une fois la date d’envoi dépassée, il apparaîtra en « Message envoyé » (en vert) dans la liste.

 

Vous voilà incollable sur les messages flash !